Summit 2012 du PMI – Région 3

Par Mathieu Kokinski, PMP, et François Lajoie, MGP

Contexte et objectifs

Mise en place il y a plus d’une décennie et après avoir visité Montréal, Québec, Halifax, Boston, St-John’s NL, la rencontre annuelle des présidents et leaders des sections régionales du PMI de la région 3 s’est tenue à Niagara Falls du 31 mai au 2 juin sous le thème « Building Bridges / Construire des ponts ». Mathieu Kokinski, François Lajoie et Catherine Fontaine-Sugère y ont représenté le PMI Lévis-Québec. Ce Summit annuel a réuni près de cent participants des 19 sections du Nord-Est de l’Amérique du Nord.

Des conférences variées sur la gestion de projet et la gestion d’un organisme à but non lucratif sont au menu pour assurer l’amélioration des capacités des membres en vue d’administrer et de développer les sections locales du PMI. A l’instar des congrès annuels du PMI à travers les continents, divers sujets d’intérêt sont traités dans des ateliers permettant de partager entre pairs les expériences et nouveaux développements. De plus, une rencontre des dirigeants de chacune des dix-huit sections canadiennes du PMI était jumelée au Summit, afin d’évaluer la pertinence de formaliser une structure pour représenter les sections canadiennes au niveau national et de préciser les objectifs de ce projet.

Déroulement

Le vendredi matin, la séance d’ouverture était animée par la chef de projet du Summit 2012, Judi Vincent, et le mentor de la région 3, Venkat Ramachandran. Le rôle de ce dernier consiste à coordonner le partage des expériences et le développement des meilleures pratiques pour les sections du PMI du Nord-Est de l’Amérique (R3).

Extrêmement vivante et inspirante, la conférence d’ouverture de Donald Cooper, fondateur de la firme Cooper qui fabriquait les célèbres équipements de hockey, était intitulée « Ce que tout leader doit connaître sur les affaires, le management et la rentabilité pour créer une différence, obtenir le respect et accélérer sa carrière ». Cette conférence rappelait des vérités auxquelles nous devons nous attarder dans le cadre de l’animation de toute organisation.

Le vice-président TI du PMI, Frank Schettini, a ensuite présenté la vision stratégique du PMI et les éléments clés pour arrimer l’ensemble de ses composantes : bureaux continentaux, sections régionales, formateurs enregistrés (REP) et groupes d’intérêt spécifiques (SIG), afin de travailler dans une vision partagée.

Au dîner, comme tout est organisé de manière à favoriser les échanges, chaque table était réservée à une fonction particulière d’un conseil d’administration. Par exemple, une table de présidents, une table de VP Finances, une table de directeurs généraux, une table de secrétaires, etc. Ainsi, toutes les sections partageaient, au niveau approprié, leurs idées, solutions et préoccupations entre pairs. L’après-midi a été consacré à des discussions selon une formule « World Café ». Des questions diverses sur l’organisation des sections locales, les préoccupations opérationnelles et stratégiques ainsi que sur les liens avec le PMI avaient été recueillies par l’organisation du Summit durant les semaines précédant l’événement. On retrouvait une série de questions confiées à des animateurs, responsables de noter les remarques et les orientations discutées. Les délégués ont participé, en rotation sur deux pistes de cinq tables, à des séances de quinze minutes à chaque table où ils s’arrêtaient pour discuter des questions et y proposer des réponses. Ensuite, chaque table faisait état des résultats des discussions et des recommandations en résultant.

Une conférence humoristique de Judy Croon, comédienne de la télévision à CBC, CTV, NBC et A&E, sous le thème « se défaire du stress avec humour » a conclu cette première journée. Après un excellent souper et diverses activités sociales, le PMI Lévis-Québec a pu présenter, aux participants intéressés, son projet d’organiser un Gala du projet de l’année en partenariat avec plusieurs chapitres du PMI, pour créer ultimement un événement multi-sites et multimédia. L’idée a été bien reçue et a soulevé de nombreux commentaires. Ce projet exige d’être mené de main de maître pour amener chaque section à s’y engager. Le projet doit donc être développé localement et gagner progressivement l’adhésion des partenaires pour le bénéfice commun.

Le samedi a débuté avec « Bienvenue dans votre cerveau », une conférence de Bob Gray sur la mémoire et les mécanismes mnémotechniques. Étonnant et captivant! On a tous reconnu que notre muscle pensant ne demande que de l’exercice pour nous surprendre.

Par la suite, cinq séances parallèles se sont tenues sur deux heures. D’une part, une rencontre réunissait des dirigeants des sections PMI du Canada. Les autres participants se partageaient les thèmes suivants: « Connecting with new members: Do’s and Don’ts », « Groupe virtuel d’étude PMP », « Le Club des déjeuners: Démarrage d’une table ronde de management de projet » et, enfin, « La compétition KPG interuniversitaire ». Ces conférences ont été présentées par des représentants de diverses sections locales.

Ensuite, à l’ordre du jour, on a pu profiter d’un face-à-face avec le GOC (Global Operation Center) et le BOD (Board of Directors) du PMI, représentés respectivement par Frank Schettini, VP TI du PMI, et Peter Monkhouse, Président du conseil d’administration du PMI. On y a constaté le travail accompli par une multitude de comités constitués de bénévoles et supportés par une permanence à leur service! Par une formule de questions exprimées par les participants, c’était là l’occasion d’obtenir directement des réponses à nos préoccupations locales, régionales ou individuelles.

Une des conférences des sections locales, à la dernière séance, portait sur le « Planning de la succession: Assurer le transfert de l’historique et des orientations de votre section ». Il s’agit d’une présentation qui en a interpellé plus d’un. En effet, on y exposait les risques associés au renouvellement de leaders qui arrivent sur le conseil d’administration alors que des joueurs expérimentés le quittent. On y fait référence à une étude du PMI réalisée en 2011 et portant sur le rôle des bénévoles (Volunteer Role Delineation). Les règles de gouvernance y apparaissent primordiales car un conseil d’administration peut prendre des années à se remettre d’une mauvaise gouvernance! Attention aux problèmes de communication, aux conflits d’intérêt, au rôle et aux responsabilités de chacun des administrateurs et de la permanence. On réalise alors que le code d’éthique ne suffit pas pour préserver la continuité d’une organisation prospère!

Leçons apprises

À privilégier:

  • Recruter
  • Obtenir un engagement personnel écrit
  • Former les administrateurs en devenir avant de leur confier des responsabilités clés
  • Préparer une description du travail à faire
  • Rédiger des directives
  • Prendre le temps d’être formel lors de fermeture de projets ou de transfert de dossiers

À éviter:

  • Prendre pour acquis que la planification de la succession démarre avec votre conseil d’administration
  • Laisser 20% du groupe exécuter 80% du travail
  • Se concentrer sur les membres difficiles
  • Laisser la permanence faire tout le travail
  • Fixer des objectifs irréalistes
  • Compter sur l’appui du PMI
  • Oublier que vous êtes un bénévole

Pour leur part, l’ensemble des sections canadiennes du PMI ont conclu qu’elles devraient se prononcer sur la pertinence d’une structure nationale pour les représenter. Pour ce faire, il est proposé de prendre l’engagement de travailler sur le dossier d’affaires de « PMI in Canada » et de se présenter au colloque du Leadership Institute qui aura lieu à Vancouver cet automne, pour appuyer les décisions proposées par l’ensemble des sections canadiennes et les mettre en œuvre.

Enfin, la séance de clôture du Summit 2012 a permis au Southern New England Chapter (SNEC) de présenter une magnifique vidéo promotionnelle de Hartford au Connecticut où se tiendra le prochain Summit en mai 2013.

Conclusion

Il est essentiel pour les administrateurs de s’impliquer dans une activité de formation du PMI, qu’elle soit de niveau régional comme un Summit, un congrès du Leadership ou toute activité qui permet d’améliorer ses compétences comme administrateur pour en faire bénéficier sa section régionale. De plus en plus de sections régionales demandent à leur administrateur de s’engager par écrit à participer à un tel événement.

Le Summit régional des sections du Nord-Est de l’Amérique du Nord représente un événement annuel très riche en apprentissages et en échanges avec des personnes et des organisations qui nous permettent de faire valoir nos bonnes idées et de recueillir celles que d’autres ont pu tester.

À propos des auteurs

Mathieu Kokinski, PMP, œuvre en gestion de projets en technologies de l’information au sein du Groupe LGS. Il est vice-président du PMI Lévis-Québec.

François Lajoie, MGP, est agronome de formation et Directeur général de l’Organisme des Bassins Versants de la Côte-du-Sud. Il est président ex-officio du PMI Lévis-Québec.

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