Gestion de projet : comment dénicher la perle rare ?

Richard Côté, PMP, Telus.

Mercredi, 16h45, on vous communique un appel téléphonique et la personne au bout du fil vous dit « Bonjour, je suis Dominique Lajoie de la Direction des approvisionnements du Ministère des ressources ». En un instant votre rythme cardiaque passe de 70 à 110 battements minute. C’est que vous avez travaillé intensivement pendant plusieurs semaines afin de décrocher le projet tant attendu et que vous êtes peut-être à quelques secondes de connaître le verdict. Avez-vous tout ce qu’il faut pour assumer la suite?

Ça s’annonçait pourtant bien

Vous avez élaboré une proposition répondant, et dépassant même, les exigences et vous avez été très agressif sur le prix afin de vous assurer d’occuper votre meilleure équipe qui est en attente d’un défi stimulant depuis déjà trop longtemps. Les ressources ont été soigneusement choisies et l’évaluation des efforts a été effectuée avec minutie. Après une légère hésitation, vous répondez « Bonjour monsieur Lajoie, j’espère que vous avez une bonne nouvelle pour moi aujourd’hui ». La nouvelle est en effet positive et vous souhaitez la communiquer sans tarder à votre entourage ainsi qu’à l’équipe. Vous tenter de parler à votre chargé de projet afin qu’il organise rapidement un 5 à 7 pour célébrer mais il s’est absenté cette journée-là. Le lendemain, celui-ci vous apprend qu’il a accepté, la veille, une offre d’un compétiteur. Vous êtes donc un peu secoué mais vous vous empressez d’organiser une petite réception avec mousseux afin d’annoncer malgré tout la bonne nouvelle.

À l’exception du chargé de projet qui manque, vous avez une bonne équipe qualifiée pour livrer avec succès le projet, celle-ci ayant déjà plusieurs belles réalisations à son actif. Vous vous dites, « pas de problème, on va embaucher un autre chargé de projet », de toute façon il aura une excellente équipe derrière lui.

Après quelques entrevues, vous complétez l’embauche d’un chargé de projet d’expérience et certifié par surcroît. Vous êtes donc en confiance; le projet démarre et tout semble aller pour le mieux.

Après quelques mois, plus rien ne va, le client refuse plusieurs livrables, l’échéancier n’est pas respecté et un membre de l’équipe demande à être retiré du projet. Suite à vos  investigations, vous constatez que l’équipe est démotivée et que vous avez perdu la confiance du client, bref une histoire d’horreur qui débute; le prince semble s’être transformé en crapaud !

Cela  vous dit ou vous rappelle quelque chose ?

Une question de profil

Qu’est-ce qui a bien pu se passer? Vous avez une excellente équipe, vous avez embauché un chargé de projet qui selon sa feuille de route (lire son c.v.), sa formation et ses certifications, ne laisse aucun doute sur ses compétences. Votre chargé de projet est sensé maîtriser les outils de gestion de projet (MS Project, etc.), le domaine d’affaires, les bonnes pratiques, et il est bien entouré de ressources compétentes, etc. Mais vous commencez à douter de lui et de la rigueur accordée à son embauche.

La gestion de projet requiert une multitude de compétences, certaines plus techniques et certaines dites « d’habileté », ces dernières étant parfois négligées. Sans être exhaustif, c’est de celles-ci dont nous traiterons dans les prochaines lignes.

La communication

Je ne vous apprendrai rien en vous disant que les habiletés de communication viennent en tête de liste en gestion de projet. Mais encore faut-il bien en comprendre l’étendue. Le gestionnaire de projet doit évidemment être en mesure de bien se faire comprendre autant de façon verbale qu’à l’écrit. Il doit de plus le faire dans un contexte de transparence et d’écoute active, en tenant compte de la personnalité de ses interlocuteurs, de leurs spécificités culturelles et en utilisant le style de communication approprié. Il doit également communiquer les bonnes choses aux bonnes personnes en utilisant le moyen de communication adéquat à chaque situation (courriel, téléphone, réunion, conversation, document formel, etc.).

La capacité d’articuler une vision

Le gestionnaire de projet doit aussi être en mesure de définir et d’articuler une vision du projet à réaliser et de faire en sorte que celle-ci soit comprise et partagée par l’ensemble des parties prenantes et particulièrement par les membres de l’équipe de livraison. Il doit croire en son projet, sa valeur et son bien fondé et en imprégner l’ensemble des participants. Ses habiletés de leader lui permettront d’aligner l’équipe vers un objectif commun et de travailler avec cohésion à son succès.

L’aptitude à créer un environnement favorable

Une autre habileté consiste à être en mesure de créer un environnement favorable au succès, au travail d’équipe ainsi qu’à l’identité de celle-ci. Un bon gestionnaire de projet doit d’abord être en mesure de bien construire son équipe, même si la composition de celle-ci lui est parfois imposée. Il doit identifier, faire connaître et utiliser les forces individuelles au succès du projet d’équipe. Il doit donner à l’équipe son identité, en donnant un nom auprojet qu’elle a à réaliser ou à l’équipe elle-même afin que chacun soit fier d’en faire partie. Il doit aussi déterminer un lieu, un espace, un endroit où l’équipe pourra travailler, se regrouper, se réunir, célébrer les bons coups et disposer des outils de travail requis. Enfin, il doit gérer les problèmes et conflits lorsqu’ils se présentent en les abordant comme des défis d’équipe, jamais en « blâmant » les individus.

L’humilité

Le grand chef de projet demeure humble face à sa réalisation; il est conscient qu’il ne peut rien faire seul et qu’il a besoin de son équipe et de l’appui de toutes les parties prenantes pour réussir. Il sait bien qu’il y a plusieurs causes à l’origine de son succès et qu’il ne peut pas le devoir qu’à lui-même. Il est donc reconnaissant envers tous les membres de son équipe et il ne rate aucune occasion de les mettre en valeur et de poser des gestes de reconnaissance au quotidien.

La capacité à motiver

Tous les humains ont des motivations personnelles. Le gestionnaire de projet doit découvrir ce qui motive chacun et canaliser ces aspirations individuelles au bénéfice du projet d’équipe. Il doit donc être attentif à ses coéquipiers, le demeurer tout au long du projet et veiller à ce que chacun y trouve son compte. Pour un ce sera une promotion, pour un autre l’acquisition d’une nouvelle expertise ou encore la reconnaissance de ses compétences dans un domaine précis.

Les habiletés de négociation

La négociation est une partie importante de la gestion de projet et lorsque bien menée, elle augmente les chances de succès du projet. Un bon chargé de projet doit donc avoir de très bonnes capacités de négociation et de persuasion et faire en sorte qu’à chaque fois, toutes les parties aient l’impression d’avoir gagné quelque chose. Pour réussir en ce domaine, il doit d’abord avoir beaucoup d’écoute, puis faire des compromis et en obtenir, expliquer ses décisions, partager son pouvoir et favoriser la collaboration à long terme.

La confiance

Un bon chargé de projet doit avoir une grande confiance en ses capacités et en celles de son équipe. Cette confiance doit être inébranlable, même dans les moments les plus difficiles. C’est notamment dans ces situations qu’il doit garder le sourire afin de montrer à tous que les choses vont bien et que tout est sous contrôle. C’est particulièrement important pour le moral de l’équipe.

Les qualités humaines

Le dernier mais non le moindre, les qualités humaines demeurent très importantes.  Il faut se rappeler que la gestion de projet repose essentiellement sur la gestion des membres de l’équipe ainsi que des divers intervenants reliés au projet (parties prenantes). Le savoir être, la diplomatie, etc. revêtent donc une importance capitale.

À la recherche des habiletés clefs

Certes, les connaissances apprises lors de la formation académique, des formations spécifiques et spécialisées en gestion de projet et dans le cadre des programmes de certification sont importantes, mais les compétences essentielles d’un bon gestionnaire de projet et qui font la différence entre le succès et l’échec relèvent beaucoup plus de ses habiletés humaines, sociales et interpersonnelles. Ce sont ces habiletés qu’il faut découvrir, autant dans le cadre de l’embauche d’un chargé de projet d’expérience que dans le développement des compétences d’un jeune qui aspire à devenir gestionnaire de projet.

À vous de découvrir une perle rare!

À propos de l’auteur

Richard Côté est Directeur de succursale, Solutions applicatives, chez TELUS à Québec où il œuvre depuis plus de 20 ans. Monsieur Côté intervient en gestion de projet depuis plus de 15 ans et il est détenteur de la certification PMP. Depuis 1981 il agit comme conseiller en TI à titre d’analyste, d’architecte et de chargé de projet, tant dans le secteur privé que public. Il possède plus de 38 années d’expérience en technologies de l’information ce qui lui a permis d’acquérir une vaste expertise en management et en gestion de projet de développement d’applications.

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2 Responses to Gestion de projet : comment dénicher la perle rare ?

  1. perrong dit :

    J’ai bien aimé cet article qui traite du leadership du gestionnaire de projet. Je suis d’accord avec Richard, ce sont ces habiletés dites « soft » qui font la différence. Je viens d’ailleurs de publier quelques blogues sur le leadership en gestion de projet : http://fr.gerardperron.com/?page_id=8
    Gérard Perron, PMP

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